Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de LA/FT/FPADM
COLURS S.A.S. (en adelante la "COLURS" o la "Compañía"), como sociedad del sector real, comprende y se identifica con la preocupación que tanto autoridades y organismos, nacionales y extranjeros, han expuesto sobre el flagelo del Lavado de Activos ("LA"), la Financiación de Terrorismo ("FT") y el Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva ("FPADM").
Como parte del compromiso de COLURS sus accionistas y su nivel directivo, frente a la comunidad y la obligación regulatoria de la Compañía de tener que implementar un Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de LA/FT/FPADM (en adelante "SAGRILAFT"), la Compañía ha adoptado el presente Manual SAGRILAFT (en adelante el "Manual"). Este Manual busca que COLURS adopte los procedimientos adecuados para identificar, medir y controlar o mitigar sus riesgos de LA/FT/FPADM, evitando que su actividad comercial lícita pueda llegar a ser utilizada para la comisión de estas conductas prohibidas.
COLURS entiende que la mejor forma de contribuir a la lucha contra el LA/FT/FPADM, y cumplir con sus obligaciones regulatorias, es definir reglas, procesos y procedimientos claros y objetivos. De esta forma, COLURS busca construir un SAGRILAFT eficiente y efectivo para administrar sus riesgos de L/FT/FPADM, del cual este Manual es su columna vertebral.
A través de este Manual, COLURS busca establecer un documento vivo de consulta y procedimiento para que los distintos procesos de COLURS que pueden verse afectadas por riesgos de LA/FT/FPADM, y el Oficial de Cumplimiento o en defecto de la Coordinación Jurídica, puedan acudir para revisar las políticas y procedimientos que deben seguirse para prevenir o controlar el riesgo de LA/FT/FPADM en el marco de las actividades de COLURS. De esta forma, COLURS no solo pretende proteger su capacidad de operación legal en el mercado, sino sus intangibles más valiosos, su reputación y su marca.
Este Manual busca definir las reglas conductuales que COLURS espera de sus empleados, contratistas, proveedores, clientes, accionistas y terceros relacionados, como parte de su compromiso general con la legalidad. Así, el Manual sirve de carta de presentación ante los grupos de interés que requieran conocer cómo COLURS enfrenta la problemática y sus riesgos de LA/FT/FPADM.
La Compañía, para el adecuado desarrollo e implementación de su SAGRILAFT, sigue estas etapas:
COLURS es consciente del impacto económico, reputacional y legal que le puede generar la materialización del Riesgo de LA/FT/FPADM, así como el riesgo de contagio que puede enfrentar por involucrarse con Contrapartes que puedan estar relacionadas o afectadas por delitos asociados al LA/FT/FPADM.
Para la identificación de su Riesgo Inherente, COLURS considerará cualquier Factor de Riesgo, interno o externo, asociado a su actividad o incursión en nuevos mercados. La Compañía tiene y tendrá en cuenta el contexto de su actividad comercial, las jurisdicciones y regiones en las que actúa, y las contrapartes con las que interactúa.
Para identificar los Factores de Riesgo, el Oficial de Cumplimiento aplicará el siguiente modelo, el cual sugiere una serie de etapas que ayudan a comprender y tratar los riesgos presentes de acuerdo con el contexto que se quiera analizar.
Para el desarrollo de esta metodología se emplea un método de apreciación basado en la experiencia de los distintos procesos de la Compañía. Así, por medio de una lluvia de ideas y la apreciación experiencial histórica del personal seleccionado, se construirá una lista de Eventos de Riesgo LA/FT/FPADM que puedan afectar a COLURS.
Esta identificación será un proceso continuo, teniendo en cuenta los Factores de Riesgo LA/FT/FPADM identificadas por COLURS y que pueden verificarse en la sección 8 más atrás.
Como parte de esta etapa de identificación, se utilizarán no sólo el juicio basado en la experiencia mencionado anteriormente, sino las tipologías de LA/FT/FPADM disponibles en fuentes bibliográficas del Grupo de Acción Financiera Internacional, Capítulo Latinoamérica ("GAFILAT"). Este trabajo debe ser realizado por un grupo de personas que conozcan a fondo en COLURS y su actividad económica.
En la caracterización de cada Evento se identificará el proceso en el cual se puede presentar, su causa. la Fuente de Riesgo en la que se puede categorizar y el Riesgo Asociado.
Este mismo procedimiento se realizará cuando la Compañía incursione en nuevos mercados para identificar los Riesgos de LA/FT/FPADM de ese mercado nuevo.
Inicialmente, COLURS tendrá en cuenta la medición de sus Riesgos de LA/FT/FPADM sin considerar los controles establecidos por ella, para obtener su perfil de Riesgo Inherente. La calificación del Riesgo Inherente se obtiene de la ponderación de las variables de probabilidad e impacto, calculadas con base en una estimación cuantitativa y cualitativa a partir de la Data histórica de la Compañía y el análisis propio de los empleados encargados de los procesos de Riesgo de LA/FT/FPADM.
La Compañía definió los mecanismos de Control del Riesgo de LA/FT/FPADM descritos en este numeral para prevenir, controlar o mitigar su Riesgo Inherente. Estos controles se aplicarán de acuerdo con el resultado de las etapas previas, con el propósito de establecer su perfil de Riesgo Residual.
El objetivo es mitigar el riesgo tomando las medidas necesarias para disminuir la probabilidad de ocurrencia y/o el impacto al que se ve expuesto COLURS.
El Oficial de Cumplimiento realizará un seguimiento continuo del Sistema con el fin de evaluar la oportunidad, efectividad y eficiencia de los controles, asegurando que sean integrales y se refieran a todos los Eventos de Riesgo de LA/FT/FPADM identificados. Este seguimiento se deberá realizar con una periodicidad mínima bianual.
Los empleados de la Compañía deberán monitorear permanentemente sus actividades para evidenciar que no se presenten situaciones de Riesgo de LA/FT/FPADM y que los controles aplicados, operen oportuna, efectiva y eficientemente. Cualquier desviación deberá ser informada al Oficial de Cumplimiento.
El monitoreo debe estar a cargo del Oficial de Cumplimiento con la respectiva colaboración de los líderes de los procesos, y su finalidad es aplicar y sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar un efectivo manejo del Riesgo de LA/FT/FPADM. El Oficial de Cumplimiento evaluará luego del monitoreo, sus resultados y, en conjunto con los líderes de los procesos, realizarán las propuestas de mejoramiento y tratamiento de las situaciones detectadas al Representante Legal y a la Junta Directiva.
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